Dirección y organización

La organización nace de la necesidad humana de cooperar. Los hombres siempre se han visto obligados a cooperar para obtener sus fines personales, por razón de sus limitaciones sociales, físicas, biológicas y sociológicas. 

¿Qué es una organización?

En la mayoría de los casos, la cooperación puede ser más productiva o menos costosa si se tiene una correcta estructura de organización.

Algunos confirman que con un buen personal cualquier organización funciona. Se ha dicho que es conveniente mantener cierto grado de impresión en la organización, porque de esta forma las personas se ven obligadas a colaborar para poder realizar sus tareas.

Las personas que deseen cooperar entre sí, serán más efectivas si trabajan en un entorno donde todos conocen el papel que deben cumplir, las actividades que necesitan realizar y la forma en que sus funciones se relacionan unas con otras. Ese es un principio general, válido tanto para la administración de empresas como en cualquier empresa o institución.

Una estructura de organización debe estar diseñada de forma clara, entendible y que explique de forma detallada la tarea que debe realizar cada persona, mencionar quién es el responsable por determinados resultados. De esta forma se eliminan las dificultades que ocasionan la asignación de responsabilidades, se logra un sistema de comunicación eficiente, promueve los objetivos, filosofía y valores de la empresa, además de facilitar la toma de decisiones.

La organización es un sistema social que, sobre la base de cargos, reglas, valores y normas de comportamiento, desarrollan actividades para alcanzar sus determinados objetivos. Las organizaciones siempre se integran por individuos o por grupos de personas que trabajan de forma coordinada.

Importancia de la organización

Cada una de las actividades establecidas deben relacionarse con los objetivos y propósitos de la empresa. La existencia de un puesto de trabajo solo es justificable si sirve para alcanzar los objetivos, podría parecer obvio a simple vista, sin embargo la realidad es que muchas veces se crean puestos con la consecuente implicación de costos y esfuerzos inútiles, que en nada contribuyen a lograr los objetivos.

No debemos confundir los sistemas organizacionales con los burocráticos o de papeleo excesivo, cuando se organiza es necesario tener presente que la finalidad primordial de la organización es promover la eficiencia, simplificar el trabajo y no complicarlo.

Características de las organizaciones

• Son de carácter continuo. La empresa y sus recursos siempre estarán sujetos a cambios constantes como expansión, contracción, creación de nuevos productos, etc. Lo que genera la necesidad de realizar cambios en la organización
• Son un medio que establecen la mejor manera de alcanzar los objetivos.
• Suministran los métodos para que se puedan desempeñar las actividades eficientemente, con el mínimo de esfuerzo.
• Evitan lentitud e ineficiencia de las actividades.
• Reducen o eliminan la duplicidad de esfuerzos, al determinar las funciones y responsabilidades.
• La estructura debe reflejar los objetivos y los planes de la empresa, la autoridad y su ambiente.

Tipos de organizaciones

Las organizaciones son extremadamente heterogéneas y diversas, cuyo tamaño, estructuras, características  y objetivos diferentes. Por ese motivo es que existen una amplia clasificación de los tipos de organizaciones que tanto emprendedores como administradores deberían conocer para tener un amplio panorama al momento de crear una estructura organizacional o reestructuración empresarial.

Los principales tipos de organizaciones, pueden ser clasificados de la siguiente forma:

Organizaciones según sus fines

Se refiere al principal motivo que tienen para realizar sus actividades, es decir la motivación de su actividad económica. Es la clasificación más habitual de las organizaciones, estas a su vez se dividen en:

Organizaciones con fines de lucro

Son las denominadas empresas, tienen como uno de sus principales objetivos, o tal vez el único, generar una determinada ganancia o utilidad para su propietario o propietarios y/o accionistas. Buscan expandir y multiplicar el capital con la premisa básica de que los beneficios superen a los costos con el fin de obtener una ganancia neta. Un ejemplo de organización con fines de lucro son las sociedades comerciales en todas sus formas, porque siempre buscarán obtener un beneficio económico después de ser fundada

Organizaciones sin fines de lucro

Son caracterizadas por tener como objetivo cumplir con un determinado rol o función en la sociedad sin pretender obtener una ganancia o utilidad por ello. Mediante la realización de actividades que fomenten la cooperación de personas y mejoren la calidad de vida en general. Suelen tener la figura jurídica de asociación, fundación, mutualidad o cooperativa y por lo general reinvierten el excedente de su actividad en obras sociales.

Algunos ejemplos de empresas sin fines de lucro son: El ejército, Organización Sin Ánimo de Lucro (OSAL), centros religiosos, Organización No lucrativa (ONL), los servicios públicos, Entidad Sin Ánimo de Lucro (ESAL), las entidades filantrópicas, las Organizaciones No Gubernamentales (ONG), Organización Sin Fines de Lucro (OSFL).

Diferencia entre organizaciones con fines de lucro y sin fines de lucro

La principal diferencia que identifican a estos dos tipos de organización radica en el uso que se le da a las ganancias, debido a que las organizaciones sin fines de lucro obtienen rédito económico por su actividad, sin embargo todos esos ingresos descontados de los costos son reinvertidos de nueva cuenta para que la organización pueda seguir cumpliendo con su función.

Se tiene la creencia de que los productos que realiza una organización sin fines de lucro no generan costos y que los empleados trabajan voluntariamente sin recibir un salario, simplemente que los beneficios obtenidos mediante esa actividad no tienen otro destinatario que la misma organización. Mientras que en las empresas con fines de lucro, es esa ganancia la tasa a la que el capital se reproduce y por lo tanto se distribuye entre los dueños y/o accionistas de la empresa.

La realidad es que la mayor parte de las empresas comerciales tienen fines de lucro y las organizaciones sin fines de lucro se caracterizan por cumplir una función social. La capitalización de las organizaciones sin fines de lucro es producida en la mayoría de los casos mediante donaciones, que podrían provenir de personas físicas y /o empresas.

Exención de impuestos

Los beneficios que una organización sin fines de lucro podría traer para la comunidad es que en muchas ocasiones los Estados eligen promover la constitución de este tipo de organizaciones mediante la exención de impuestos.

Los mecanismos para que se produzca la disminución de la carga tributaria es que las organizaciones presenten reportes habituales donde se detalle el avance y el estado de cumplimiento de los objetivos propuestos. En algunas ocasiones los gobiernos prefieren desincentivar a este tipo de organizaciones, utilizando el medio de exigir demasiados requisitos para la exención de los impuestos.

VÍDEO: Tipos de Organizaciones según sus fines

Organizaciones según su formalidad

Ésta clasificación del tipo de organizaciones se refiere a las estructuras y sistemas oficiales definidos para la toma de decisiones, la comunicación y el control. Son divididas en:

Organizaciones Formales

La característica de las organizaciones formales son tener una estructura y sistemas oficiales y definidos para la toma de decisiones, la comunicación y el control. La utilización de esos mecanismos hace posible definir de forma explícita dónde y cómo se dividen las personas y actividades y cómo se conjuntan de nuevo

La organización formal comprende de una estructura organizacional, directrices, normas y reglamentos organizacionales, rutinas y procedimientos, todos los aspectos que expresan cómo la organización pretende que sean las relaciones entre los órganos, cargos y ocupantes, con el fin de que sus objetivos sean cumplidos y su equilibrio interno sea mantenido.

Es una organización que se basa en una división del trabajo racional, con algún criterio establecido por aquellos que manejan el proceso de decisión. Es la organización planeada, la que está en el papel.

Generalmente es aprobada por la dirección y comunicada a todos a través de manuales de organización, de descripción de puestos, de organigramas, de reglas y procedimientos, etc. En otros términos, es la organización formalmente oficializada.

Algunos ejemplos de organización formal son:

• El cuerpo burocrático de un Ministerio
• El cogobierno de una universidad
• El gobierno de una nación, la gerencia de un banco
• Una empresa cualquiera

Las organizaciones formales, a su vez pueden tener uno o más de los siguientes tipos de organización:

Organización Lineal

La organización lineal es la estructura más simple y antigua, se basa en la organización de los antiguos ejércitos y en la organización eclesiástica medieval. El nombre de organización lineal implica que existen líneas directas y únicas de autoridad y responsabilidad entre superior y subordinados. De ahí su formato piramidal. Cada gerente o supervisor recibe y transmite todo lo que ocurre en su área de competencia, debido a que las líneas de comunicación son estrictamente establecidas. La organización lineal es un tipo de organización típica de las pequeñas y medianas empresas (PyMEs) o de etapas iniciales de las organizaciones.

Características de la organización lineal

• Tiene principios esenciales de la administración como la jerarquización de la autoridad, donde el superior es obedecido por sus subalternos.
• Posee líneas formales de la comunicación, únicamente se comunica con los órganos o cargos entre si, mediante las líneas presentes en el organigrama excepto los que se encuentran situados en la parte superior del mismo.
• Las decisiones se centralizan, lo que unifica al órgano o cargo subordinado con su superior, y así sucesivamente hasta la cima de la organización.

Ventajas de la organización lineal

• Estructura simple y de fácil comprensión
• Delimitación clara y nítida de las responsabilidades de los órganos o cargos involucrados
• Fácil implementación
• Estabilidad considerable
• Ideal para pequeñas empresas

Desventajas de la organización lineal

• La estabilidad y constancia de las relaciones formales podría conducir a la rigidez e inflexibilidad de la organización lineal.
• No existe una respuesta de forma adecuada a los cambios rápidos y constantes de la sociedad moderna.
• Se basa en la dirección única y directa, lo que podría terminar convirtiéndose en autoritaria.
• Enfatiza en la función de la jefatura, de mando y la exagera, pues supone la existencia de jefes capaces de hacerlo y saberlo todo.
• La unidad de mando hace del jefe un generalista que a su vez no puede especializarse en nada.
• Conforme la empresa crece, la organización lineal conduce inevitablemente a la congestión, en especial en los niveles más altos de la organización.

Campo de aplicación de la organización lineal

• Cuando una organización es pequeña y no requiere de objetivos especializados en tareas altamente técnicas.
• Durante el comienzo del desarrollo de la organización.
• En el momento de que las tareas llevadas acabo por la organización estén estandarizadas, sean rutinarias y con pocas modificaciones.
• Cuando las organizaciones tienen vida propia y la rapidez en la ejecución del trabajo se hace más importante que la capacidad del mismo.
• En la etapa que la organización considera más importante o interesante invertir en una consultoría externa para contratar sus servicios, que establecer órganos internos de asesoría.

Organización funcional

La organización funcional es el tipo de estructura organizacional que aplica el principio funcional o principio de la especialización de las funciones. En la antigüedad la mayoría de las organizaciones utilizaban el principio funcional para diferenciar las actividades o funciones. El principio funcional separa, distingue y especializa: Es el germen del staff.

Características de la organización funcional

• Autoridad funcional o dividida, es una autoridad que esta sustentada en el conocimiento. Ningún superior tiene autoridad total sobre los subordinados, sino autoridad parcial y relativa
• Línea directa de comunicación, sin intermediarios, el objetivo es tener una mayor rapidez en las comunicaciones entre los diferentes niveles.
• Las decisiones son descentralizadas, es decir se delegan a los órganos o cargos especializados.

Ventajas de la organización funcional

• Mejor soporte técnico
• Máxima especialización
• Mayor comunicación, es directa
• Los órganos realizan únicamente actividades especificas

Desventajas de la organización funcional

• Pérdida de la autoridad de mando.
• Tendencia a la competencia entre los especialistas.
• Tendencia a la tensión y generación de conflictos en la organización
• Confusión en los objetivos.

Campo de aplicación de la organización funcional

• Cuando la organización es pequeña, tiene un equipo de especialistas bien compenetrado, que reporta ante un dirigente eficaz y orienta hacia los objetivos comunes bien establecidos y definidos.
• Ante determinadas circunstancias, la organización delega durante un periodo determinado la autoridad funcional a algún órgano especializado.

Organización Línea-Staff

La organización línea-staff es el resultado de la combinación de los tipos de organización lineal y funcional, busca incrementar las ventajas y reducir las desventajas de esos dos tipos de organización, formando la denominada organización jerárquica-consultiva.

En la organización Línea-Staff existen características del tipo lineal y del tipo funcional, fusionadas para proporcionar un tipo organizacional más complejo y completo. En la organización Línea-Staff coexisten órganos de línea, es decir de ejecución y de asesoría que son los órganos de apoyo y consultoría, manteniendo relaciones entre sí. Los órganos de línea están caracterizados por la autoridad lineal y por el principio escalar, mientras que los órganos de staff prestan asesoría y servicios especializados.

Criterios para diferenciar Línea y Staff

En la mayoría de los casos, los órganos de línea están orientados hacia el exterior de la organización donde se sitúan sus objetivos, mientras que los órganos de staff están orientados hacia dentro con el fin de brindar asesoría a los demás órganos, sean de línea o de staff.

Mediante los tipos de autoridad, el área de línea tiene autoridad para la ejecución y decisión de los asuntos principales de la organización. El área de staff no necesita esa autoridad, porque es ejercida sobre ideas y planes. Su actividad consiste en pensar, planear, recomendar, sugerir, prestar servicios especializados y asesorar.

El hombre de la línea necesita el Staff para desarrollar sus actividades, mientras que el hombre del Staff necesita la línea para poder aplicar sus ideas y planes.

Funciones del Staff

Las principales funciones del staff son:

• Servicios
• Consultoría
• Monitoreo
• Planeación y control

Ventajas de la organización línea-staff

• Proporciona asesoría especializada e innovadora, manteniendo el principio de la autoridad única.
• Actividad conjunta y coordinada de los órganos de línea y los órganos de staff.

Desventajas de la organización línea- staff

• Es importante mencionar que las desventajas y limitaciones que presenta la organización Línea-Staff no afectan a las ventajas que ofrece.
• El asesor de Staff generalmente es un técnico con preparación profesional, mientras que el hombre de línea se forma en la práctica.
• Generalmente el asesor tiene mejor formación académica pero menor experiencia laboral
• El personal de línea podría sentir que los asesores quieren quitarle porciones de autoridad para aumentar su prestigio y posición.

Campo de aplicación de la organización Línea-Staff

La organización línea-staff ha sido la forma de organización más ampliamente aplicada y utilizada en todo el mundo hasta el momento.

Los niveles son costosos, a medida que aumentan se destina más esfuerzo y dinero a la administración debido a los gerentes adicionales. El staff que brinda la asesoría y la necesidad de coordinar las actividades departamentales, más los costos de las instalaciones para ese personal.

Los niveles departamentales dificultan la comunicación. Una empresa con muchos niveles tiene mayores dificultades para comunicar. Objetivos, planes y políticas en sentido descendente por la estructura organizacional que aquella donde el gerente general se comunica directamente con los empleados.

Comités

Se denominan de varias formas: comités, juntas, grupos de trabajo, consejos, etc. No existe uniformidad de criterios al respecto de su naturaleza y contenido. Algunos comités desempeñan funciones administrativas, algunos otros funciones técnicas, otros estudian problemas y otros solamente dan recomendaciones. La autoridad que se proporciona en los comités es muy variada, por ese motivo existe demasiada confusión sobre su naturaleza.

Organizaciones Informales

Las organizaciones informales consisten en medios no oficiales pero que influyen en la comunicación, la toma de decisiones y el control que son parte de la forma habitual de hacer las cosas en una organización. Este tipo de organizaciones emergen espontánea y naturalmente entre las personas que ocupan posiciones en la organización formal y a partir de las relaciones que establecen entre sí como ocupantes de cargos.

Una organización informal podría ser formada a partir de las relaciones de amistad, antagonismo o del surgimiento de grupos informales que no aparecen en algún documento formal, como los organigramas. Además se constituye de interacciones y relaciones sociales entre las personas situadas en ciertos puestos de la organización formal.

Algunos ejemplos de organizaciones informales son:

• Un grupo de compañeros de trabajo
• Un equipo de fútbol
• Vendedores ambulantes
• Club de lectura
• Una pareja en etapa de noviazgo.

Aunque todas las organizaciones prácticamente tienen un cierto nivel de formalización, de igual forma todas las organizaciones, incluso las más formales, tienen un cierto grado de informalización.

VÍDEO: Tipos de Organizaciones según su formalidad

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