Para tener una correcta gestión empresarial, las auditorías juegan un papel muy importante en las empresas, debido a que reflejan su imagen contable. Permiten tener un control de la compañía porque ayudan a detectar fallos, promover mejoras para el desarrollo empresarial y conocer cuál es la situación real de la organización en general.
¿Qué es una auditoría?
Una auditoría se basa en la examinación de algún proceso, mecanismo o sector para conocer cuál es su rendimiento. Sin embargo las auditorías siempre han sido consideradas como el examen y control de la situación económica de una empresa, para saber qué cosas van bien y qué cosas van mal y cómo podrían mejorarse en cualquiera de los puntos clave de la empresa.
El proceso mediante el cual una empresa o profesional (auditor) independiente es contratado para recopilar información contable es conocido como auditar. Es decir, someter las cuentas de una empresa a examen para conocer cómo se encuentra actualmente la empresa para saber qué dirección debería tomar a partir de ese momento.
La información obtenida mediante la audición tiene un valor importante porque verifica que la empresa haya cumplido con las normas contables. Aunque en la actualidad son muchos los aspectos que pueden auditarse en una empresa sin necesidad de realizar un examen general de la misma. Podrían realizarse controles de algún sector de la empresa en concreto o de un ámbito organizacional.
Es importante mencionar que las auditorías pueden ser externas o internas, es decir que sean realizadas por un auditor independiente o que la persona forme parte de la empresa.
Por ese motivo podemos considerar la auditoría como el proceso de inspección o control de cualquier punto clave de la empresa para verificar su correcto funcionamiento. Existen muchos tipos de auditoría dependiendo del objetivo que se desee examinar.
Perfil del auditor
El auditor es una persona capacitada y con experiencia suficiente para revisar y verificar que los datos contables facilitados por la empresa auditada, correspondan realmente con la actividad que ha venido desarrollando.
El auditor debe redactar un informe una vez que concluya la auditoría, determinando el grado de veracidad y claridad que la organización posee contablemente. Se incluyen todos los movimientos contables que la empresa ha realizado y que han sido reflejados en los libros contables, posteriormente se verifica que todos los movimientos que aparecen en los libros contables realmente hayan sido realizados por la empresa durante el transcurso de su actividad.
Objetivos de la auditoría
Al igual que existen diferentes tipos de auditorías, también existen diferentes objetivos para cada una de ellas. Entre los objetivos de las auditorías podemos encontrar:
- Conocer la situación actual y exacta de la empresa en general o en algo concreto
- Dar credibilidad y proporcionar confianza a los posibles inversores o entidades financieras.
- Detectar fraudes que se estén cometiendo en la empresa
- Comprobar la legalidad de todos los productos y actuaciones
- Detectar errores técnicos que se estén realizando
- Observar el sistema de trabajo para saber si está siendo eficaz y eficiente
- Obtener la máxima información posible para tomar decisiones que mejoren el rendimiento.
Auditorías internas y externas
Lo ideal es que todas las empresas tuvieran tanto un auditor interno como un auditor externo. A continuación vamos a mostrar las diferencias entre un auditor interno y un auditor externo.
Auditor externo
Un auditor externo es la persona o despacho contratados por una empresa para que revisen en forma independiente el desempeño de los registros. El objetivo es averiguar la razonabilidad, integridad y autenticidad de los estados, expedientes y documentos, así como toda aquella información producida por los sistemas de la organización.
Por lo tanto, una auditoría externa es llevada a cabo cuando se tiene la intención de publicar el producto del sistema de información examinado con el fin de acompañar al mismo, una opinión independiente que le proporcione autenticidad y permita a los usuarios de dicha información tomar decisiones confiando en las declaraciones del auditor.
Auditor interno
En cambio, un auditor interno hace un examen crítico, sistemático y detallado sobre un sistema de información de una unidad económica, realizado por un profesional que forma parte de la plantilla de una empresa, utilizando técnicas determinadas y con el objetivo de emitir informes y formular sugerencias para el mejoramiento de la misma. Dentro de sus funciones se encuentra la evaluación permanente del control de las transacciones y operaciones, además sugiere el mejoramiento de los métodos y procedimientos de control interno que proporcionen una operación más eficiente y eficaz.
Diferencias entre una auditoría externa y una auditoría interna
- En la Auditoría Interna existe un vínculo laboral entre el auditor y la empresa, mientras que en la Auditoría Externa la relación es de tipo civil.
- En la Auditoría Interna el diagnóstico del auditor, está destinado para la empresa; en el caso de la Auditoría Externa este dictamen se destina generalmente para terceras personas, ajenas a la empresa.
- La Auditoría Interna está inhabilitada para dar Fe Pública, debido a su vinculación contractual laboral, mientras la Auditoría Externa tiene la facultad legal de dar fe Pública.
Ventajas y desventajas de las auditoría interna
Ventajas
- Es practicada dentro de la propia empresa.
- Es llevada a cabo por personal de la misma compañía.
- Se tiene acceso a toda la información y documentación
- Son conocidos y dominados los procedimientos y el control interno
- Los fallos detectados son corregidos inmediatamente
- No es necesario un protocolo para iniciar la revisión
- Se puede seleccionar a personal de la misma empresa para cumplir con esta función.
Desventajas
- Los ejecutores de la revisión podrían utilizarla como medio de poder.
- Los auditores no tienen independencia profesional.
- Los ejecutores junior podrían caer en medios coercitivos.
- Los ejecutores senior pueden tender a magnificar los resultados en busca de mejores posiciones en la empresa.
Ventajas y desventajas de las auditoría externa
Ventajas
- El auditor tiene independencia profesional
- Tiene amplia experiencia en otras empresas, lo que permite analizar la aplicación de los procedimientos generales.
- Pueden ser contratados para un trabajo específico
- Los resultados son elevantes en el medio económico
- Las sugerencias tienden a una estandarización preestablecida.
Desventajas
- Son contratados por un costo y tiempo determinado
- La calidad profesional a intervenir va ligado al punto anterior
- No tiene toda la información a su alcance.
- Los resultados obtenidos pueden ser negociados o manejables por la empresa contratante
- El tiempo es un factor de presión para su revisión.
- En su afán de justificarse, suelen perderse en trivialidades
- Las sugerencias pocas veces son atendidas y es más notable cuando la empresa cuenta con un departamento de auditoría interna
Obligaciones de una auditoría
- Verificar las cuentas para conocer si la empresa ha utilizado sus recursos de forma eficiente y eficaz
- Revisar y verificar los distintos informes ofrecidos por la empresa sobre su actividad económica y comprobar que sea una imagen fiel de la misma
- Para legitimar el proceso y reflejar información real, el auditor debe ser totalmente independiente, al igual que la auditoría.
- Poder conocer los problema que la empresa está teniendo en el momento.
Importancia de la auditoría
Es cierto que las empresas no valoran la necesidad y la importancia de realizar auditorías en las organizaciones. La realidad es que auditar permite estudiar lo que haces para saber si lo estás haciendo bien, si estás cumpliendo con las normativas legales, para dirigir y tomar decisiones que nos garanticen el éxito y ver si te estás adaptando los cambios de la actualidad como la incorporación de nuevas tecnologías.
Las empresas están obligadas a demostrar que el uso de sus recursos es eficiente,debido a que hay personas que dependen de la actividad que realizan, como los acreedores o sus propios empleados. Es muy importante conocer la dirección que va tomando la empresa, tener información fiable permite realizar un análisis y valoración de los pasos a realizar.
Existen regulaciones legales a las cuáles las empresas deben de hacer frente de una forma fiel, como el pago de impuestos. Finalmente una auditoría implica brindar confianza a futuros acreedores que la empresa pudiera tener.
En algunas ocasiones podremos estar cometiendo errores que podrían ser considerados como fraudes, lo que podría traer consigo grandes multas y sanciones. Algunos ejemplos son: Si nuestras cuentas no reflejan la realidad de la empresa, si tu computadora de escritorio o laptop no tiene las licencias necesarias para ser utilizados, si la maquinaria que utilizamos no cumple con la normativa, es muy probable que tengas problemas con la ley.
Técnicas de auditoría
Existen diferentes técnicas de auditoría que permiten analizar de diferentes formas algún proceso o elemento de la empresa. Los auditores utilizan algunos métodos para obtener pruebas que faciliten la realización del informe de auditoría, que es donde se plasma el resultado de la misma.
- Estudio general: Mediante está técnica se observan las características más generales y destacables de la empresa que luego se profundizan en el estudio.
- Análisis: Se basa en la agrupación de distintos elementos sobre una misma cuenta. Existen dos tipos: Análisis de movimientos y análisis de saldo
- Investigación: Esta técnica consiste en recabar información necesaria mediante entrevistas con los empleados de la compañía.
- Certificación: Se plasman las declaraciones obtenidas a través de la investigación.
- Comprobación: Es una técnica que constata los hechos de una empresa mediante la documentación empresarial
- Hechos Posteriores: Son los exámenes que se realizan después de que se haya realizado todo el balance pero antes de enviar los estados financieros para ver que todo está correctamente.
- Inspección: Mediante esta técnica se corrobora físicamente la existencia de alguno productos, documentos, bienes materiales y operaciones realizadas.
- Confirmación: Se confirma la validez de los datos encontrados en los registro contables y que coinciden con los hechos que ha observado el auditor.
- Observación: Esta técnica consiste en ver físicamente distintas situaciones y hechos para comprobar si se están cumpliendo los patrones de comportamiento establecidos.Generalmente es utilizados para ver cómo funcionan los procesos productivos.
- Cálculo: En términos generales es el repaso de las operaciones aritméticas de las cuentas y de las determinadas operaciones para comprobar y verificar si los resultados obtenidos mediante el cálculo son razonables.
VÍDEO: ¿Qué es una auditoría?