¿Sabías qué la metodología Kanban te puede ayudar a mejorar los procesos?
La metodología Kanban ha ido ganando mucha popularidad durante los últimos años. Fue creada para aplicarse a los procesos de fabricación y con el tiempo ha comenzado a ser reconocida por las empresas en diferentes sectores.
Historia de la metodología Kanban
El método Kanban surgió en Toyota Production System (TPS). A finales de los 40’s Toyota implementó en su producción el sistema “Just in Time” (justo a tiempo) el cuál representa un sistema de arrastre. Significa que la producción se basa en la demanda de los clientes y no en la práctica tradicional denominada “pull” que consiste en fabricar productos e intentar venderlos en el mercado.
Ese sistema de producción cimentó las bases del Lean Manufacturing también conocido como producción ajusta. Cuyo objetivo principal consiste en minimizar los desperdicios sin afectar la producción. Consiste en crear más valor para el cliente sin generar más gastos.
Significado de Kanban
La palabra Kanban proviene del japonés y traducida literalmente como tarjeta con signos o señal visual. El tablero de Kanban más básico se conforma por tres columnas: “Por hacer” “En proceso” y “Hecho”. Si es aplicada de forma correcta funciona a la perfección porque sirve como una fuente de información, debido a que muestra dónde se encuentran los cuellos de botella en los procesos y que es lo que impide que el flujo de trabajo sea ininterrumpido y continuo.
Principios del método Kanban
El método busca llevar a cabo las tareas pendientes. Son cuatro los principios básicos:
Empezar con lo que hace ahora
Kanban no necesita de alguna configuración, puede ser aplicado sobre flujos reales de trabajo o procesos activos para identificar los problemas. Por ese motivo es sencillo implementar el método Kanban en cualquier tipo de organización sin aplicar cambios drásticos.
Comprometerse a buscar e implementar cambios progresivos y evolutivos
El método Kanban está diseñado para implementarse con una mínima resistencia, por lo que trata de pequeños y continuos cambios incrementales y evolutivos del proceso actual. Los cambios radicales no son considerados, debido a que normalmente se encuentran con resistencias debidas al miedo o la incertidumbre del proceso.
Respetar los procesos, responsabilidades y cargos actuales
Kanban reconoce que los procesos en curso, los puestos de trabajo, las funciones, responsabilidades y roles existentes tienen un valor, por ese motivo vale la pena mantenerlos. El método Kanban no está en contra del cambio, pero tampoco lo prescribe. Fomenta el cambio incremental, sin frenar el progreso.
Impulsar el liderazgo y fomentar la mejora continua en todos los niveles
Es el principio más importante de Kanban. Fomenta una mentalidad de mejora continua como el Kaizen para alcanzar el rendimiento óptimo.
Prácticas de la metodología Kanban
Para implementar la filosofía Kanban en una empresa es necesario conocer las seis prácticas para realizar la transición exitosamente.
Visualizar el flujo de trabajo
Lo primero y lo más importante es conocer los procesos necesarios desde la fabricación de un producto hasta su entrega. Una vez que se comprenda cómo funciona el flujo de trabajo actualmente, se podrá mejorarlo realizando los ajustes necesarios.
Para visualizar su proceso en Kanban, es necesario un tablero con tarjetas y columnas. Cada una de las columnas del tablero representa un paso en su flujo de trabajo. Una tarjeta Kanban representa un elemento de trabajo. Cuando se comience a trabajar en algún elemento X, debe arrastrarse hasta la columna “Por hacer” y cuando dicho elemento este acabado, debe moverse hasta la columna “Hecho”. De este modo se puede seguir el progreso y detectar los cuellos de botella.
Eliminar las interrupciones
Un cambio de enfoque puede dañar seriamente el proceso y la multitarea podría provocar desperdicios. La segunda práctica del Kanban se enfoca en definir los límites de trabajo en proceso. Si no existieran límites de trabajo en proceso, entonces no se está haciendo Kanban.
Limitar el trabajo en proceso (WIP) significa que un sistema de arrastre se aplica sobre partes o todo el flujo de trabajo.
Cuando se establece un número máximo de elementos por etapa se asegura que ninguna tarjeta se “arrastra” al siguiente paso sólo cuando hay capacidad disponible. Esas restricciones permitirán detectar las áreas problemáticas en su flujo para que puedan ser identificadas y resolverlas.
Gestión del flujo
La idea de implementar un sistema Kanban es crear un flujo continuo e ininterrumpido. El flujo es el movimiento de los elementos de trabajo a través del proceso de producción. Lo que nos interesa es la velocidad y continuidad del movimiento. Minimizar el riesgo y evitar los costos por retraso.
Fomentar la visibilidad
No se puede mejorar algo que no se entiende. Esta es la razón por la cual el proceso debe definirse, publicarse y promoverse. Las personas no participaran en algo que no consideren que sea útil. Cuando todos los trabajadores estén familiarizados con un objetivo común, podrán trabajar y tomar decisiones respecto a los cambios.
Circuitos de retroalimentación
Para que un cambio positivo ocurra, tenga éxito y sea duradero. Son necesarias las reuniones regulares para la retroalimentación del conocimiento. En el tablero Kanban cada uno de los integrantes comparte con los demás lo que realizó el día anterior y ver que se hará el día de hoy.
También hay reuniones periódicas para la revisión de entrega de servicios, revisión de operaciones y revisión de riesgos. La frecuencia depende de cada empresa, lo ideal es que fueran regulares, a una determinada hora y directo al punto. Una duración promedio serían entre 10 y 15 minutos en función del tamaño del equipo de trabajo y los temas a tratar.
Utilización de modelos
La forma de adoptar la mejora continua y el cambio sostenible dentro de una organización se consigue mediante la visión compartida para un futuro mejor y la comprensión colectiva de los problemas. Al tener un entendimiento compartido sobre el trabajo, el flujo, el proceso y el riesgo, se tienen más probabilidades de sugerir acciones de mejora.
Valores del método Kanban
Los valores del método Kanban son los siguientes:
- Transparencia
- Equilibrio
- Colaboración
- Enfoque al cliente
- Flujo
- Liderazgo
- Comprensión
- Acuerdo
- Respeto
Los tableros digitales Kanban son fáciles de integrar con otros sistemas y pueden brindar una valiosa perspectiva de todo el proceso, ahorrar tiempo y aumentar la eficiencia.
La metodología Kanban es más que tarjetas adhesivas en un tablero. Es aceptar su filosofía y luego aplicarla en el trabajo diario. Se trata de visualizar el flujo de trabajo, establecer los límites del trabajo en proceso (WIP), gestionar el flujo, asegurar políticas explícitas y la mejora colaborativa llevarán al éxito del proceso.
¿Crees que el método Kanban podría funcionar en tu empresa?
¡Nos vemos en la siguiente lección de nuestro Curso de Administración!