La creación de una empresa conlleva una serie de etapas que inicia con la planificación donde se tiene una visión del desarrollo, ejecución, entre otros factores. Cuando concluye esa etapa se debe continuar con la organización empresarial, que es donde se realiza un análisis detallado de la forma en que hay que realizarse para garantizar el correcto funcionamiento de la empresa.
Objetivos de los principios de la organización
El objetivo principal de los 9 principios de la organización es la simplificación del trabajo mediante la optimización de las funciones, lo que se pretende es que las actividades resulten más sencillas de ejecutar. A continuación mencionaremos otros objetivos:
- Contribuye a conseguir metas y objetivos
- Permite tener una mejor utilización de los recursos disponibles
- Mejora la comunicación entre trabajadores
- Aporta sistemas que permiten realizar eficientemente las tareas, con un mínimo esfuerzo
- Aumento de la productividad
- Reducción de costos
- Disminución de la ineficiencia de las áreas empresariales
- Evita la duplicidad de esfuerzos
Para poder garantizar un adecuado funcionamiento de la empresa, se deben tener bien definidos los principios organizativos. La organización de la empresa se refiere a mantener las funciones de una forma ordenada y optimizar los recursos necesarios para conseguir los objetivos empresariales.
Los nueve principios de la organización
Los principios de la organización son las bases fundamentales sobre las que se construye una empresa exitosa y son aplicables a cualquier negocio, sin importar su tamaño o industria. Hay nueve principios para establecer una organización eficiente, donde se obtiene una mayor eficiencia, precisión y destreza:
Con un objetivo
A cada actividad se le relaciona con un objetivo, propósito de la empresa. Los puestos de trabajo cumplen su función cuando se cumplen adecuadamente, de lo contrario es una perdida en costos y esfuerzo inútil.
Para tener éxito en los negocios, es fundamental establecer objetivos claros y específicos. Los objetivos deben ser realistas, medibles y alcanzables. Al tener objetivos claros, es posible enfocarse en lo que realmente importa y trabajar de manera más efectiva para alcanzarlos.
Función específica
La división del trabajo es esencial para la organización y eficiencia de una empresa. Al dividir el trabajo en tareas específicas, cada empleado puede enfocarse en lo que sabe hacer mejor, lo que mejora la calidad del trabajo y aumenta la productividad. Además, la división del trabajo ayuda a identificar y solucionar problemas más fácilmente.
El trabajo de una sola persona debe ser limitada, reducirlo a la ejecución de una sola actividad, será más sencillo, específico, eficiente y con mayor destreza.
Jerarquía
La jerarquía es importante para definir roles y responsabilidades en una empresa. Los empleados deben saber a quién reportar y quién toma las decisiones finales. Una jerarquía clara también ayuda a prevenir la duplicación de trabajo y minimiza la confusión y el conflicto entre los empleados.
Se tiene que establecer responsables, definir quién será la autoridad para brindar la información necesaria para cubrir los objetivos, lograr los planes. Debe de fluir todo en una línea ininterrumpida, desde la dirección hasta el nivel más bajo.
Equivalencia entre autoridad y responsabilidad
A cada responsabilidad, una persona con nivel autoritario para hacerla cumplir. «No tiene sentido tener un responsable a una persona si no se le otorga la autoridad necesaria para realizarlo».
Es importante que los empleados tengan la autoridad necesaria para tomar decisiones y hacer su trabajo de manera efectiva. Sin embargo, también deben ser responsables de sus acciones y resultados. La autoridad y responsabilidad claras ayudan a garantizar que los empleados se sientan valorados y motivados para hacer su mejor trabajo.
Unidad de mando
Es el área que toma decisiones para solucionar problemas, la asignación de un solo jefe, las demás áreas solo le reportarán al superior. Es importante que los empleados sean tratados de manera equitativa y justa. Todos deben tener la misma oportunidad de crecer y desarrollarse profesionalmente. La equidad y justicia en la empresa ayudan a crear un ambiente de trabajo positivo y atraer y retener empleados talentosos.
Divulgación
La comunicación efectiva es fundamental para la organización y el éxito de una empresa. Los empleados deben saber qué se espera de ellos y deben tener la oportunidad de dar su opinión y recibir retroalimentación constructiva. La comunicación efectiva también ayuda a resolver problemas de manera más rápida y eficiente.
Todas las acciones deben darse por escrito para que los involucrados dentro de la empresa, tengan acceso.
Extensión del control
Existe un limite referente al número de empleados que deben reportar a un directivo, para que pueda realizar sus funciones de manera eficiente. Un gerente no debe ejercer autoridad directa a más de cinco empleados, esto es para evitar la sobrecarga y atender otras funciones más importantes.
De la coordinación
La coordinación es clave para asegurar que todas las partes de la empresa trabajen juntas de manera efectiva. Los empleados deben saber cómo su trabajo se relaciona con el trabajo de los demás y cómo sus tareas se integran en los objetivos más amplios de la empresa.
Las áreas de una organización deben mantenerse en equilibrio, las funciones deben apoyarse, combinarse el objetivo es el mismo, necesario para que el sistema funcione perfectamente, oportunamente y sin incompatibilidad.
Continuidad
Si la estrategia ya esta establecida, la organización requiere mantenimiento, mejora y ajuste a las condiciones del mercado y medio ambiente. La eficiencia y eficacia son fundamentales para el éxito de una empresa. La eficiencia se refiere a hacer las cosas de la manera más rápida y económica posible, mientras que la eficacia se refiere a hacer las cosas correctamente. Es importante encontrar un equilibrio entre ambas para lograr la máxima productividad y rentabilidad.
Estos son los 9 principios de la teoría de la organización en la empresa, que se puede simplificar como: la adecuada estructura obtiene una correcta coordinación de los recursos y actividades para conseguir los objetivos definidos. Para crear una empresa y definir cuál es la mejor forma de organizarse, es importante realizar un estudio de las diferentes posibilidades existentes y crear un plan de organización y recursos.