Cuando se pasa de una actividad a otra, hasta recorrer todos los pasos necesarios para tramitar documentos, la técnica más efectiva para la empresa es hacerlo mediante un procedimiento.
¿Qué son los procedimientos empresariales?
Los procedimientos son herramientas que establecen el orden cronológico y la secuencia ordenada de actividades homogéneas a realizar donde existe un flujo de documentación en forma coordinada en cada unidad administrativa o puesto que interviene en la realización de un trabajo repetitivo.
Los procedimientos no son percibidos a simple vista, sin embargo están presentes y actuando. El objetivo del administrador es identificarlos, esquematizarlos y actualizarlos.
El procedimiento es específico y detallado, debe ser representado para comprenderlo mejor en su desarrollo. El objetivo es dar a conocer lo que no se puede distinguir a simple vista.
La aplicación de los procedimientos corresponde básicamente al nivel operativo, aunque tampoco se descarta la posibilidad de implementación en el nivel táctico.
Cada puesto de los que forman un área tendrá uno o varios procedimientos específicos. Por ejemplo, en el área de Producción existe un procedimiento para verificar la calidad del producto y otro para almacenarlo.
Clasificación de los procedimientos
Existen múltiples procedimientos en una empresa y, sin excepción, todos son importantes. Pero lo que tienen en común son los siguientes elementos:
Objetivo: Es la descripción de lo que persigue el procedimiento determinado. Debe iniciarse con verbo infinito, tener sujeto y complemento.
Descripción de actividades: Deben realizarse por escrito, se presentan en forma narrativa las actividades en secuencia desde el inicio hasta el fin del procedimiento que hay que realizar, indicando en qué consisten, cómo, con qué y dónde se hacen.
Políticas y reglas: Proporcionan los lineamientos de comportamiento que especifican a los empleados la mejor forma de llevar a cabo las actividades. Son identificados como requisitos. La política es flexible, la regla es rígida.
Unidades administrativas o puesto responsable: Es la relación de las unidades o áreas responsables de su ejecución de cada actividad, desarrollándose en el orden en que intervengan.
Formatos: Se deben diseñar los formatos que entren, sean utilizados o generados y/o salgan del procedimiento.
Identificar la existencia de un procedimiento empresarial en funcionamiento se hace por cualquiera de los anteriores elementos. Para facilitar su identificación es recomendable hacerlo con cualquier formato que esté en circulación en la empresa, recuerda que es el elemento más visible de un procedimiento.
Se recomienda que debajo de cada actividad del cuadro de descripción de actividades se coloquen viñetas a las políticas y reglas que le corresponden para no omitir ninguna.
Dentro de la estructuración del procedimiento se investigan cuales son las actividades precedentes y posteriores a la actividad.
Mientras se desarrollen actividades y existan formatos o documentos (impresos y electrónicos), se formulen políticas y reglas, se realicen trámites en cualquier empresa pública o privada, el administrador tiene que visualizarlos como parte de un procedimiento.
Beneficios de los procedimientos
Los procedimientos son fundamentales para organizar correctamente, los beneficios que nos otorgan son:
- Generar coordinación de las áreas responsables de cada una de las actividades y evitan duplicidades de trabajo.
- Uniformar y controlar el cumplimiento de las actividades, evitando la fuga de responsabilidad.
- Eliminar o reducir el atraso de las actividades.
- Equilibrar el grado de autoridad y responsabilidad de cada puesto.
- Promover la eficiencia y especialización.
- Eliminar y/o reducir los conflictos interpersonales.
Cumplimiento de los procedimientos
Para que los procedimientos cumplan con su función, es necesario:
- Capacitar al personal previamente a su aplicación es muy importante.
- Deben ser accesibles y sencillos de interpretar.
- Evitar la automatización del personal.
- Realizar una revisión periódica.
- Sean estables, los cambios continuos confunden al personal.
- Durante el proceso de implementación, deben adecuarse a situaciones reales y factibles.
- No sean demasiado rígidos.
- Para un texto eficaz en su redacción: hacer uso de un verbo al inicio de cada paso y redactar en tiempo presente.
- No se deben omitir los elementos que lo conformen.