Los proveedores, es seguro que alguna vez escuchaste ese término, sobre todo las personas que tienen un negocio o que han trabajado para una empresa. Ya conocen algunos términos específicos que son utilizados para el desarrollo de la actividad económica.
¿Qué es un proveedor?
Un proveedor es la figura que suministra o abastece determinados productos o servicios a negocios, compañías o empresas para que las utilicen ellos, o bien para que los transformen o los pongan a la venta. Los proveedores también pueden proporcionar artículos y/o servicios a comunidades o colectivos.
En el ámbito empresarial, los administradores o bien el departamento de adquisiciones debe negociar los tiempos de entrega y las condiciones de pago con los proveedores. Es importante fortalecer esa relación para obtener beneficios a largo plazo.
Clasificación de los proveedores
Para la compañía o institución contratante, existen dos tipos de proveedores:
Proveedores internos
Son los trabajadores de la empresa que deben entregar un producto o servicio en un plazo de tiempo determinado. Un proveedor interno son los departamentos que generan informes financieros o estudios de mercado
Proveedores externos
Son empresas, industrias o instituciones que suministran lo necesario para el funcionamiento adecuado de la empresa «compradora». Un proveedor externo sería una empresa que vende material para una fábrica.
Tipos de proveedores
Conocer una clasificación de lo proveedores existentes es fundamental porque así se puede elegir correctamente a los que necesitas y obtener así un óptimo funcionamiento de la empresa. Los tipos de proveedores pueden establecerse basándonos en diferentes enfoques, sin embargo la más importante se refiere al tipo de bienes:
Proveedores de productos o bienes
Son lo que proporcionan un artículo o producto y que tiene un valor monetario, además satisfacen una necesidad tangible del mercado. Dentro de los proveedores de bienes podemos encontrar un distribuidor de frutas y verduras para un restaurante, mercancía de reventa, entre otros
Proveedores de servicios
Este tipo de proveedores son quienes los distribuyen los servicios. Todos los servicios son intangibles, pero se necesita la confluencia de otros tangibles para poder producirlos. Por ejemplo para las compañías telefónicas, de suministro de agua, proveedores de Internet o electricidad. A su vez se pueden identificar dos subgrupos, los servicios internos (con control de todo el servicio y más cercanía con el cliente) o externos (quiénes abastecen a varios clientes y permiten mayor oferta u flexibilidad.
Proveedores de recursos
Son los que satisfacen las necesidades de fuentes de carácter económico de una empresa, básicamente de créditos, socios o capital. Algunos ejemplos son las entidades financieras, cooperativas, prestamistas o autoridades.
También se pueden clasificar los proveedores según su papel en el proceso de compras. Es importante este punto porque cualquier compra que realiza una empresa tiene que quedar contabilizada en su cuenta de proveedores, siempre que tenga una relación directa con la objeto social de la empresa.
Clasificación de los proveedores según los tratados del mercado internacional
Según los tratados del mercado internacional toda adquisición que se haga, se debe estudiar mediante 3 cotizaciones:
Proveedores normales
Son los que no forman parte del registro de proveedores (los que están obligados a hacer esas 3 cotizaciones).
Proveedores confiables
Este tipo de proveedores son prioritarios que mantenga la empresa porque tienen características que son indispensables para nuestro proyecto o negocio. Eso hace que no necesitemos más de una cotización.
Proveedores específicos
Son los que abastecen productos con propiedades especiales. No es tan sencillo encontrar sustitutos en el mercado.
Proveedores de convenio
Para la prestación de sus servicios se firma un contrato con ellos, lo que hace que no se requieran cotizaciones durante el tiempo de vigencia del acuerdo.
Clasificación de los proveedores según su riesgo
Dentro del estudio de análisis de riesgos existe una clasificación. Los tipos se basan en la detección de los proveedores críticos:
Proveedores tipo «A»
Proveedor crítico. Riesgo asociado elevado
Proveedores tipo «B»
Proveedor importante. Riesgo asociado medio
Proveedor tipo «C»
Proveedor no crítico. Riesgo asociado bajo
La clasificación A-B-C se basa en el análisis de riesgos. Los proveedores tipo «A» son críticos, se refiere a que es recomendable realizar una serie de procedimientos que nos permitirá ser más eficientes, reducir el riesgo asociado a un defecto del proveedor y evitar en lo posible una rotura de stock o desabastecimiento.
¿Por qué es importante elegir el proveedor adecuado?
Elegir el proveedor adecuado es fundamental para el éxito de una empresa, ya que un proveedor confiable puede mejorar la calidad de los productos y servicios que ofrece la empresa, así como reducir los costos y mejorar la eficiencia en los procesos productivos. Además, un proveedor confiable puede mejorar la relación entre la empresa y sus clientes, ya que los productos o servicios de alta calidad ofrecidos por la empresa pueden aumentar la satisfacción del cliente.
Cómo elegir buenos proveedores
Los proveedores que posea una empresa determinan en gran medida el éxito de la misma. Contar con buenos proveedores significa tener insumos de calidad, la posibilidad de obtener costos bajos o tener la seguridad de contar con los productos o servicios siempre que se requieran.
Por eso es importante tomarse el tiempo necesario para evaluar las diferentes alternativas de proveedores que existen.
Al momento de evaluar a los proveedores se debe considerar el precio y la calidad de sus productos y/o servicios. Sin embargo existen factores que deben considerarse:
Precio
Es uno de los principales criterios a considerar al momento de evaluar al proveedor. Es importante procurar proveedores con precios razonables y que sean acordes a la calidad del producto y el servicio que ofrecen, además de considerar los precios promedio del mercado. Debes tomar en cuenta además el costo, los gastos adicionales que podrían generarse como los seguros, el embalaje, transportación, aduanas, etc.
Calidad
No sirve de nada tener un proveedor con precios bajos, si la calidad de los productos o servicios es mala. La calidad es otro de los principales criterios que se deben considerar durante la evaluación de los proveedores. Siempre debes procurar tener proveedores que ofrezcan insumos, productos o servicios de muy buena calidad y que además sean acordes a los precios que tienen. Para la evaluación de la calidad considera los materiales o componentes de los productos, las características, la durabilidad, los atributos, etc.
Pago
Siempre debes de buscar las mejores condiciones de pago, con eso nos referimos a que el financiamiento o el plazo del crédito sea el más justo y acorde a tus necesidades. Mientras mejores condiciones de pago, mayor liquidez para ti. Evita lo mayor posible los recargos.
Entrega
Antes de contratar proveedores pregunta si se requiere de un pedido mínimo para poder trabajar contigo. También considera la oportunidad de entrega, es decir si tienen la capacidad para cubrir la demanda de los productos, que sean entregados oportunamente, en tiempo y forma, que siempre contarán con stock o si nos podrían abastecer durante un tiempo determinado.
Servicio de postventa
Evalúa las garantías que el proveedor te proporciona, debes analizalas con detalle, daber cuál es el periodo, en que consisten, etc. Considera también la capacitación que te pueda ofrecer por el uso de sus productos, la asistencia técnica, el servicio de mantenimiento, las políticas de devolución, la posibilidad de cambios, etc.
¿Cómo seleccionar al proveedor adecuado?
Para seleccionar al proveedor adecuado, es importante seguir una serie de pasos clave:
1. Identificar las necesidades de la empresa
El primer paso para elegir al proveedor adecuado es identificar las necesidades de la empresa. ¿Qué tipo de productos o servicios necesita la empresa? ¿Cuántos productos o servicios necesita? ¿Cuándo necesita los productos o servicios? Es importante responder a estas preguntas para poder buscar al proveedor adecuado.
2. Buscar y comparar proveedores
Una vez identificadas las necesidades de la empresa, es importante buscar y comparar a los proveedores que pueden satisfacer dichas necesidades. Es importante revisar sus precios, calidad de los productos, plazos de entrega, experiencia en el mercado, entre otros aspectos.
3. Evaluar la calidad del proveedor
Es importante evaluar la calidad del proveedor antes de elegirlo. Es importante conocer su reputación en el mercado, así como revisar las opiniones de sus clientes anteriores. También es importante evaluar su capacidad para cumplir con los plazos de entrega y la calidad de sus productos.
4. Negociar con el proveedor
Una vez seleccionado el proveedor, es importante negociar con él los términos y condiciones de la relación comercial. Es importante discutir temas como los precios, plazos de entrega, formas de pago, entre otros.
5. Establecer un contrato
Una vez acordados los términos y condiciones, es importante establecer un contrato formal que especifique los términos acordados, los derechos y obligaciones de ambas partes, y las penalizaciones en caso de incumplimiento.
¿Cuáles son los errores más comunes al elegir un proveedor?
Elegir al proveedor adecuado puede ser una tarea difícil, pero cometer errores en este proceso puede ser aún más costoso para la empresa. Algunos de los errores más comunes al elegir un proveedor son:
- No tener claro lo que se necesita: Es importante tener bien definidas las necesidades de la empresa antes de comenzar a buscar proveedores. No saber qué se necesita puede llevar a elegir al proveedor equivocado.
- No comparar proveedores: Comparar diferentes proveedores permite evaluar la calidad y precio de los productos o servicios que ofrecen, así como conocer la reputación de cada uno.
- Elegir al proveedor más barato: Elegir al proveedor más barato puede ser tentador, pero puede resultar en productos o servicios de baja calidad que afecten la reputación de la empresa.
- No evaluar la calidad del proveedor: La calidad del proveedor es fundamental para la calidad de los productos o servicios que ofrece la empresa. No evaluar la calidad del proveedor puede llevar a problemas en el futuro.
- No establecer un contrato formal: Un contrato formal establece los términos y condiciones de la relación comercial con el proveedor. No establecer un contrato formal puede llevar a malentendidos o problemas en el futuro.
¿Cómo mantener una buena relación con los proveedores?
Una vez elegido el proveedor adecuado, es importante mantener una buena relación con él. Algunas recomendaciones para lograrlo son:
- Comunicación constante: Es importante mantener una comunicación fluida y constante con el proveedor para asegurarse de que todo está en orden y solucionar cualquier problema que pueda surgir.
- Cumplir con los pagos: Es fundamental cumplir con los pagos acordados en tiempo y forma para mantener una buena relación con el proveedor.
- Respetar los términos del contrato: Es importante respetar los términos del contrato establecido para evitar problemas en el futuro.
- Ofrecer retroalimentación: Es importante ofrecer retroalimentación al proveedor para que pueda mejorar la calidad de sus productos o servicios.
¿Cómo evaluar el desempeño del proveedor?
Es importante evaluar el desempeño del proveedor periódicamente para asegurarse de que sigue cumpliendo con los estándares de calidad y servicio establecidos. Algunas recomendaciones para evaluar el desempeño del proveedor son:
- Definir indicadores de desempeño: Es importante definir indicadores que permitan evaluar el desempeño del proveedor, como la calidad de los productos, plazos de entrega, atención al cliente, entre otros.
- Reuniones periódicas: Debe reunirse periódicamente con el proveedor para evaluar su desempeño y ofrecer retroalimentación.
- Evaluaciones de desempeño formales: Se pueden establecer evaluaciones de desempeño formales que permitan evaluar de forma más detallada el desempeño del proveedor.
Elegir al proveedor adecuado es fundamental para el éxito de cualquier empresa. Para elegir al proveedor adecuado es importante seguir una serie de pasos clave, como identificar las necesidades de la empresa, buscar y comparar proveedores, evaluar la calidad del proveedor, negociar con el proveedor y establecer un contrato formal. Mantener una buena relación con el proveedor y evaluar su desempeño periódicamente también son fundamentales para asegurar una relación comercial exitosa.
¿Cómo manejar problemas con proveedores?
A pesar de haber elegido al proveedor adecuado y mantener una buena relación con él, pueden surgir problemas en el futuro. Algunas recomendaciones para manejar problemas con proveedores son:
- Identificar el problema: Lo primero es identificar cuál es el problema y cuál es la causa raíz del mismo.
- Comunicación: Es fundamental comunicarse con el proveedor para explicar la situación y buscar una solución conjunta.
- Negociar una solución: Una vez identificado el problema y comunicado con el proveedor, es importante negociar una solución que satisfaga a ambas partes.
- Establecer medidas preventivas: Para evitar que el problema vuelva a suceder en el futuro, es importante establecer medidas preventivas que aseguren que la situación no se repita.
Términos relacionados con los proveedores
Los proveedores son empresas o individuos que ofrecen bienes o servicios a otras empresas. Estos pueden ser fabricantes, distribuidores o mayoristas, y su función principal es proporcionar a la empresa los materiales y recursos necesarios para producir sus propios productos o servicios. Es importante conocer otros términos relacionados con los proveedores:
Fabricantes
Son quienes fabrican el producto.
Minoristas
Realizan la venta del producto sin intermediarios, en un establecimiento o mediante otro canal de venta.
Mayorista
Es el intermediario entre el productor y el detallista. Casi nunca tienen contacto con el consumidor final.
Distribuidor
Es el que hace que el producto o servicio llegué a manos del cliente. A veces utilizando un sistema a distancia, otras ocasiones estableciendo una red de tiendas.
Importador
Es quién introduce en el mercado nacional, artículos de otros países.
Exportador
Es quién distribuye productos del mercado nacional a un nivel internacional
Si deseas que tu empresa se convierta en una proveedora, es importante que conozcas los diferentes tipos de proveedores
¿Qué son los principales proveedores?
Los principales proveedores son aquellos que suministran bienes o servicios esenciales para el funcionamiento de una empresa u organización. Estos proveedores suelen ser identificados como estratégicos, ya que su capacidad para cumplir con los requerimientos de la empresa puede impactar significativamente en su operación. Algunos ejemplos de principales proveedores pueden ser los proveedores de materiales para la fabricación de productos, proveedores de servicios de tecnología, proveedores de servicios de logística o transporte, entre otros. La identificación y gestión de los principales proveedores es una tarea crítica para la gestión empresarial efectiva, ya que puede ayudar a garantizar la calidad, la eficiencia y la continuidad del negocio.